सरकारी या प्रशासनिक कामकाज में टिप्पण (Noting) की आवश्यकता क्यों होती है, इसे हम कुछ मुख्य बिंदुओं के माध्यम से समझ सकते हैं। सरल शब्दों में कहें तो टिप्पण किसी भी फाइल की 'याददाश्त' और 'तर्क' का आधार होता है।
इसकी मुख्य आवश्यकताएँ निम्नलिखित हैं:
1. पूर्ववृत्त और संदर्भ (Historical Context)
प्रशासन में अक्सर मामले पुराने होते हैं। टिप्पण के माध्यम से यह पता चलता है कि उस फाइल पर पहले क्या निर्णय लिए गए थे और मामला वर्तमान स्थिति तक कैसे पहुँचा। यह अधिकारियों को निरंतरता बनाए रखने में मदद करता है।
2. नीति और नियमों का विश्लेषण
किसी भी आवेदन या समस्या पर निर्णय लेने से पहले यह देखना ज़रूरी है कि सरकारी नियम क्या कहते हैं। टिप्पण के माध्यम से संबंधित नियमों, अधिनियमों और मिसालों (Precedents) का उल्लेख किया जाता है, ताकि निर्णय कानून के दायरे में हो।
3. उत्तरदायित्व का निर्धारण (Accountability)
टिप्पण यह स्पष्ट करता है कि किसी निर्णय तक पहुँचने के लिए किस अधिकारी ने क्या सुझाव दिया था। यह पारदर्शिता सुनिश्चित करता है और भविष्य में किसी भी ऑडिट या जाँच के समय यह प्रमाण के रूप में कार्य करता है कि निर्णय किन तथ्यों के आधार पर लिया गया।
4. निर्णय प्रक्रिया में सुगमता
उच्चाधिकारियों के पास समय का अभाव होता है। एक अच्छा टिप्पण पूरे मामले को संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करता है, जिससे अधिकारी को केवल "स्वीकृत" या "अस्वीकृत" करने में आसानी होती है। यह समय की बचत करता है।
5. अभिलेख और प्रमाण (Records and Evidence)
सरकारी फाइलें भविष्य के लिए एक स्थायी रिकॉर्ड होती हैं। टिप्पण के माध्यम से किसी भी महत्वपूर्ण निर्णय का लिखित प्रमाण सुरक्षित रहता है, जिसका उपयोग भविष्य में संदर्भ के लिए किया जा सकता है।
संक्षेप में: टिप्पण वह सेतु है जो समस्या को समाधान तक और नियमों को कार्रवाई तक पहुँचाता है। इसके बिना प्रशासनिक निर्णय मनमाने और असंगठित हो सकते हैं।
आदर्श टिप्पण (Specimen Note) का प्रारूप
बेहतरीन! एक आदर्श टिप्पण (Specimen Note) का प्रारूप नीचे दिया गया है। मान लीजिए कि किसी विभाग में 'नया कंप्यूटर खरीदने' के लिए अनुमति माँगी जा रही है।
टिप्पण का प्रारूप (Specimen Note)
अनुभाग: सामान्य प्रशासन विभाग
विषय: पुराने कंप्यूटर को बदलने और नए कंप्यूटर की खरीद के संबंध में।
संदर्भ: इस विभाग के पुराने कंप्यूटर (अनुभाग संख्या 402) के खराब होने के संबंध में तकनीकी सहायक की रिपोर्ट दिनांक 20/01/2026 देखें।
समस्या: वर्तमान कंप्यूटर लगभग 7 वर्ष पुराना है और इसकी मरम्मत पर आने वाला खर्च इसकी वर्तमान कीमत से अधिक है। इस कारण अनुभाग का दैनिक कार्य बाधित हो रहा है।
नियम/प्रावधान: वित्तीय नियमावली के अनुसार, 5 वर्ष से पुराने आईटी उपकरणों को "अप्रचलित" (Obsolete) घोषित कर बदला जा सकता है। वर्तमान में विभाग के पास इस मद में ₹60,000 का बजट शेष है।
प्रस्ताव: अतः प्रस्ताव है कि:
पुराने कंप्यूटर को नियमानुसार नीलाम/डिस्पोज किया जाए।
जैम (GeM) पोर्टल के माध्यम से ₹55,000 की अनुमानित लागत से एक नया डेस्कटॉप कंप्यूटर खरीदा जाए।
निर्णय हेतु: उपरोक्त प्रस्ताव प्रशासनिक एवं वित्तीय स्वीकृति हेतु वरिष्ठ अधिकारी के समक्ष प्रस्तुत है।
हस्ताक्षर (राम कुमार)
सहायक अनुभाग अधिकारी
दिनांक: 23/01/2026
ध्यान रखने योग्य बातें:
तथ्यात्मकता: केवल वही लिखें जो सच और जरूरी है।
संक्षिप्तता: अनावश्यक शब्दों से बचें।
स्पष्टता: सुझाव बिल्कुल स्पष्ट होना चाहिए ताकि अधिकारी को भ्रम न हो।
विशेष विषय (जैसे छुट्टी की अर्जी, पदोन्नति, या बजट आवंटन)
ठीक है, तो चलिए एक बहुत ही व्यावहारिक उदाहरण लेते हैं—'आकस्मिक अवकाश (Casual Leave)' या 'बजट आवंटन (Budget Allocation)'।
यहाँ मैं 'बजट आवंटन' (Budget Allocation) का एक औपचारिक उदाहरण दे रहा हूँ, क्योंकि इसमें टिप्पण की बारीकियों को बेहतर समझा जा सकता है:
विषय: वार्षिक उत्सव हेतु अतिरिक्त बजट आवंटन के संबंध में।
1. पृष्ठभूमि:
संस्थान के आगामी वार्षिक उत्सव 'संगम 2026' का आयोजन अगले माह होना निश्चित हुआ है। इस हेतु पूर्व में ₹2,00,000 का प्रावधान किया गया था।
2. वर्तमान स्थिति:
कार्यक्रम की भव्यता और आमंत्रित अतिथियों की संख्या में वृद्धि के कारण, सांस्कृतिक समिति ने ₹50,000 के अतिरिक्त बजट की मांग की है। संलग्न रिपोर्ट (पृष्ठ सं. 12) में खर्चों का विस्तृत विवरण दिया गया है।
3. विश्लेषण:
लेखा अनुभाग के अनुसार, 'विविध व्यय' (Miscellaneous Expenses) मद में वर्तमान में पर्याप्त राशि उपलब्ध है। नियमों के अनुसार, विभागाध्यक्ष (HOD) को ₹1,00,000 तक के पुनर्विनियोग (Re-appropriation) की शक्तियाँ प्राप्त हैं।
4. सुझाव:
अतः प्रस्ताव है कि कार्यक्रम की महत्ता को देखते हुए अतिरिक्त ₹50,000 की राशि स्वीकृत की जाए ताकि आयोजन निर्बाध रूप से संपन्न हो सके।
5. आदेशार्थ:
अवलोकन एवं आदेश हेतु प्रस्तुत।
(हस्ताक्षर) अमित सिंह प्रशासनिक अधिकारी
दिनांक: 23/01/2026
जब कोई फाइल वरिष्ठ अधिकारी के पास पहुँचती है, तो वे पूरे टिप्पण को पढ़ने के बाद अपनी प्रतिक्रिया देते हैं। अधिकारी की टिप्पणियाँ संक्षिप्त और आदेशात्मक होती हैं।
ऊपर दिए गए बजट आवंटन वाले मामले में अधिकारी इन 3 तरीकों से अपनी टिप्पणी लिख सकते हैं:
विकल्प A: यदि अधिकारी सहमत हैं (सीधी स्वीकृति)
अनुभाग अधिकारी (SO) की टिप्पणी:
"प्रस्ताव उचित प्रतीत होता है। वर्तमान बजट की उपलब्धता को देखते हुए ₹50,000 की अतिरिक्त राशि की स्वीकृति दी जाती है। कृपया नियमानुसार कार्यवाही करें।"
(हस्ताक्षर)
विभागाध्यक्ष
दिनांक: 23/01/2026
विकल्प B: यदि अधिकारी को और जानकारी चाहिए (अपूर्ण स्थिति)
अधिकारी की टिप्पणी:
"क्या पिछले वर्ष भी बजट बढ़ाया गया था? कृपया पिछले वर्ष के व्यय का तुलनात्मक विवरण प्रस्तुत करें, उसके बाद ही फाइल निर्णय हेतु लाएँ।"
(हस्ताक्षर)
दिनांक: 23/01/2026
विकल्प C: चर्चा के लिए बुलाना (Personal Discussion)
अधिकारी की टिप्पणी:
"बजट में इतनी अधिक वृद्धि का कारण स्पष्ट नहीं है। कृपया आज शाम 4 बजे फाइल के साथ उपस्थित होकर चर्चा करें (Discuss)."
(हस्ताक्षर)
दिनांक: 23/01/2026
महत्वपूर्ण जानकारी: अधिकारी आमतौर पर अपनी टिप्पणी फाइल के बाएँ हाशिए (Left Margin) पर या सहायक के टिप्पण के ठीक नीचे लिखते हैं।
इस फाइल पर अंतिम आदेश होने के बाद इसका 'ड्राफ्ट' (आदेश पत्र) कैसे तैयार किया जाता है-
एक बार जब अधिकारी फाइल पर अपनी स्वीकृति (जैसे 'विकल्प A') दे देते हैं, तो उसके बाद बाहरी दुनिया या संबंधित विभाग को सूचना देने के लिए प्रारूपण (Drafting) किया जाता है। इसे ही 'आदेश जारी करना' कहते हैं।
यहाँ उसी बजट आवंटन का कार्यालय आदेश (Office Order) प्रारूप दिया गया है:
भारतीय सेवा संस्थान, दिल्ली
संख्या: 102/प्रशासन/2026/05
दिनांक: 24 जनवरी, 2026
कार्यालय आदेश
सक्षम प्राधिकारी के आदेशानुसार, आगामी वार्षिक उत्सव 'संगम 2026' के सफल आयोजन हेतु पूर्व में आवंटित राशि के अतिरिक्त ₹50,000 (पचास हजार रुपये मात्र) की अनुपूरक धनराशि स्वीकृत की जाती है।
यह राशि 'विविध व्यय' बजट मद (शीर्ष 2025-26) से आहरित की जाएगी। सांस्कृतिक समिति को निर्देशित किया जाता है कि वे कार्यक्रम के पश्चात एक सप्ताह के भीतर खर्चों का मूल वाउचर और उपयोगिता प्रमाण-पत्र (Utilization Certificate) लेखा विभाग में जमा करें।
(हस्ताक्षर)
(सुनील वर्मा) कुलसचिव (Registrar)
प्रतिलिपि प्रेषित (Copy to):
अध्यक्ष, सांस्कृतिक समिति।
मुख्य लेखा अधिकारी (लेखा अनुभाग)।
नोटिस बोर्ड/वेबसाइट।
याद रखें:
टिप्पण (Noting): केवल विभाग के अंदर की चर्चा है।
आदेश (Draft/Order): यह विभाग के बाहर या अन्य कर्मचारियों के लिए सूचना है।
कुछ प्रशासनिक शब्दावली (Vocabulary) जो टिप्पण लिखते समय बहुत काम आती है -
एक बार जब अधिकारी फाइल पर अपनी स्वीकृति (जैसे 'विकल्प A') दे देते हैं, तो उसके बाद बाहरी दुनिया या संबंधित विभाग को सूचना देने के लिए प्रारूपण (Drafting) किया जाता है। इसे ही 'आदेश जारी करना' कहते हैं।
यहाँ उसी बजट आवंटन का कार्यालय आदेश (Office Order) प्रारूप दिया गया है:
भारतीय सेवा संस्थान, दिल्ली
संख्या: 102/प्रशासन/2026/05
दिनांक: 24 जनवरी, 2026
कार्यालय आदेश
सक्षम प्राधिकारी के आदेशानुसार, आगामी वार्षिक उत्सव 'संगम 2026' के सफल आयोजन हेतु पूर्व में आवंटित राशि के अतिरिक्त ₹50,000 (पचास हजार रुपये मात्र) की अनुपूरक धनराशि स्वीकृत की जाती है।
यह राशि 'विविध व्यय' बजट मद (शीर्ष 2025-26) से आहरित की जाएगी। सांस्कृतिक समिति को निर्देशित किया जाता है कि वे कार्यक्रम के पश्चात एक सप्ताह के भीतर खर्चों का मूल वाउचर और उपयोगिता प्रमाण-पत्र (Utilization Certificate) लेखा विभाग में जमा करें।
(हस्ताक्षर)
(सुनील वर्मा) कुलसचिव (Registrar)
प्रतिलिपि प्रेषित (Copy to):
अध्यक्ष, सांस्कृतिक समिति।
मुख्य लेखा अधिकारी (लेखा अनुभाग)।
नोटिस बोर्ड/वेबसाइट।
याद रखें:
टिप्पण (Noting): केवल विभाग के अंदर की चर्चा है।
आदेश (Draft/Order): यह विभाग के बाहर या अन्य कर्मचारियों के लिए सूचना है।
सरकारी और प्रशासनिक पत्राचार में कुछ खास शब्दों का प्रयोग करने से आपकी भाषा अधिक प्रभावशाली और पेशेवर लगती है। यहाँ कुछ सबसे अधिक उपयोग होने वाले शब्द और उनके अर्थ दिए गए हैं:
1. फाइल की शुरुआत और संदर्भ के लिए
अवलोकनार्थ (For Perusal): जब आप चाहते हैं कि अधिकारी फाइल को केवल देखें।
वाक्य: "प्रस्तुत मामला आपके सादर अवलोकनार्थ प्रस्तुत है।"
संदर्भित (Referenced): जिसका पहले उल्लेख किया जा चुका हो।
प्रासंगिक (Relevant): जो विषय से संबंधित हो।
2. कार्यवाही के लिए सुझाव
नियमानुसार (As per Rules): यह शब्द आपके तर्क को कानूनी आधार देता है।
अनुमोदनार्थ (For Approval): जब आप किसी काम की अनुमति मांग रहे हों।
वाक्य: "उक्त प्रस्ताव अनुमोदनार्थ प्रस्तुत है।"
यथोचित (Appropriate): जो उचित या सही हो।
त्वरित (Immediate/Prompt): जल्द कार्रवाई के लिए।
3. निर्णय और स्थिति के लिए
मिसाल/नज़ीर (Precedent): पहले लिया गया कोई समान निर्णय।
अधोहस्ताक्षरी (Undersigned): जिसने नीचे हस्ताक्षर किए हों (स्वयं के लिए प्रयोग)।
संलग्न (Enclosed): जब आप फाइल के साथ कोई अन्य दस्तावेज जोड़ते हैं।
वाक्य: "रिपोर्ट की प्रति पृष्ठ संख्या 5 पर संलग्न है।"
कार्यवाही हेतु (For Action): जब काम को आगे बढ़ाना हो।
एक छोटा 'शब्दावली टेबल' आपके संदर्भ के लिए:
| हिंदी शब्द | अंग्रेजी पर्याय | उपयोग |
| स्वीकृति | Approval / Sanction | जब किसी मांग को मानना हो। |
| अस्वीकृत | Rejected | जब प्रस्ताव खारिज करना हो। |
| विचाराधीन | Under Consideration | जब मामला अभी प्रक्रिया में हो। |
| यथाशीघ्र | As soon as possible | जब काम में देरी न करनी हो। |
| परामर्श | Consultation | किसी दूसरे विभाग की सलाह के लिए। |
प्रो टिप: टिप्पण (Noting) हमेशा अन्य पुरुष (Third Person) में और भूतकाल या वर्तमान काल में लिखा जाता है (जैसे: "ऐसा पाया गया है", "प्रस्ताव है", "आदेश दिया गया")।
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